Pořádání akcí

Pohlcující, vzrušující a zábavný. Sport je přitažlivý pro všechny bez ohledu na rasu, barvu pleti nebo společenské postavení.
S rostoucí popularitou nejrůznějších sportovních akcí se do jejich pořádání pouští různé zájmové skupiny, organizace, firmy a samosprávy. Uspořádání takových akcí ke spokojenosti všech zúčastněných vyžaduje pečlivé naplánování a koordinaci, a samozřejmě také dodržení určitých povinností upravených obecně platnými právními předpisy.
 

Základní povinnosti pořadatele sportovní akce z hlediska platných právních předpisů
Úvodem je třeba upozornit, že v tomto textu nelze obsáhnout všechny možné povinnosti, které by mohly přicházet v úvahu, a to s ohledem na velkou variabilitu pořádaných sportovních akcí. Jsou zde tedy uváděny pouze nejtypičtější okruhy problémů, na které by se měl pořadatel zaměřit.

Zajištění sportovní akce po zdravotní stránce
Vzhledem k tomu, že při sportovní akci lze možnost vzniku poranění či úrazu (a to i závažného) s velkou pravděpodobností předpokládat, je rozhodně třeba sportovní akci určitou formou zdravotnicky zajistit. Rozsah potřebného zajištění (zdravotník/lékař/rychlá záchranná služba) je třeba posuzovat zejména podle rizikovosti pořádané akce, množství účastníků apod. V tomto směru lze doporučit konzultaci ve zdravotnickém zařízení dané spádové oblasti, kde se sportovní akce pořádá nebo konzultaci s tělovýchovným lékařem.

Předejití vzniku své odpovědnosti za škodu na zdraví (nejčastěji úraz)
Úrazy, ke kterým by mohlo při sportovní akci dojít, se budou opět do značné míry lišit podle jednotlivých druhů sportovní činnosti. 
Proto je zde na místě hlavně zajištění dodržení pravidel a předpisů daného sportu, protože ty nejlépe odrážejí zkušenosti s provozováním té které sportovní činnosti (např. nutnost zajištění dostatečné péče o výstroj a výzbroj sportovce, nutnost zohlednit klimatické podmínky atd.). Ale může se jednat i o další vnitřní předpisy pořadatele (případně sportovního svazu) k zajištění co nejbezpečnějšího provozování daného sportu (různé řády, směrnice apod.). 


Zde lze doporučit stanovení určitých pravidel pořádané sportovní akce, pravidel bezpečnosti (např. vymezení nebezpečných zón se zákazem vstupu, určení dozoru, zejména je pak třeba zdůraznit pořádání závodu na silnici při nepřerušení provozu, kdy je nutné na tuto skutečnost závodníky upozornit atd.) a seznámit s nimi účastníky (např. formou jejich uvedení na přihlášce). Jestliže byl totiž účastník akce s takovými pravidly seznámen a přistoupil na ně, pak v případě, kdy je poruší a vznikne mu tím škoda, nemůže na pořadateli úspěšně uplatňovat její náhradu.


Pokud pak přeci jen k úrazu dojde, je zejména třeba zajistit první pomoc (podle povahy zranění ošetření či odvoz do nemocnice), zdokumentovat vznik úrazu (případně i zajistit svědky události) a to s ohledem na uplatnění pojistné události či případné vyšetřování ze strany Policie ČR. Bude-li zde podezření, že v souvislosti s úrazem došlo ke spáchání trestného činu či přestupku (může se jednat např. o ublížení na zdraví, neposkytnutí pomoci apod.). Proto by při vzniku závažnějších úrazů (zejména pak úrazů s následkem smrti) měla být Policie ČR přivolána ihned. 

Minimalizace možnosti vzniku své odpovědnosti za škodu vzniklou na odložených věcech
Odpovědnost za škodu, která vznikla na odložených věcech, vzniká tomu, kdo provozuje určitou činnost, která je zpravidla spojena s odkládáním věcí účastníků, diváků, pořadatelů apod. (např. se může jednat o oděvy či jiné věci odložené právě při sportovní akci). 
Odpovědnost za odložené věci je sice svým charakterem tzv. odpovědností objektivní, tedy vzniká přímo ze zákona samotným odložením věcí na k tomu určeném nebo obvyklém místě, nicméně lze určitým způsobem možnost jejího vzniku omezit. Jde o to, aby k odložení věcí bylo určeno k tomu vhodné místo, které je možné určitým způsobem zabezpečit.

Upozornění: Odpovědnost za škodu lze za podmínek stanovených pojišťovnou pojistit, což znamená, že právnická nebo fyzická osoba je pojištěna pro případ vzniku její odpovědnosti za škodu tzn., že pokud svým jednáním způsobí škodu a budou splněny idalší podmínky pro vznik té které odpovědnosti, její povinnost z takto vzniklého odpovědnostního vztahu (hlavně pak povinnost k náhradě škody) přebírá pojišťovna.
 

Zvláštní povinnosti, které mohou vyplývat ze specifičnosti pořádané sportovní akce:

  1. Sportovní akce pořádaná pro děti

Podmínky a požadavky na zajištění zotavovací akce, tedy akce zaměřené na posílení zdraví a zvýšení tělesné zdatnosti, pořádané pro děti a mládež upravuje zák. č. 258/2000 Sb. o ochraně veřejného zdraví v platném znění (§7 až §14, zde).
Zotavovací akci citovaný zákon definuje jako organizovaný pobyt 30 a více dětí ve věku do 15 let na dobu delší než 5 dnů.

Osoba, která výše uvedenou zotavovací akci pořádá, je pak v otázce péče o zdraví účastníků povinna zejména zajistit: 
       ▪ základní péči zdravotníkem (viz ustanovení §11 výše citovaného zákona);
       ▪ vybavení lékárničky;
       ▪ péči praktického lékaře dostupného z místa konání;
       ▪ vedení zdravotnického deníku a seznamu účastníků;
       ▪ informování zákonného zástupce dítěte o jeho zdravotních potížích, které v průběhu akce prodělalo.

Dále má pořádající zejména tyto povinnosti:
       ▪ zajistit umístění akce, zásobování vodou a odstraňování odpadků a splaškových vod v souladu s hygienickými požadavky; dodržet
         hygienické požadavky na prostorové a funkční členění staveb a zařízení, jejich vybavení a osvětlení, ubytování, úklid, stravování
         a režim dne (upraveno prováděcím předpisem, a to vyhláškou Ministerstva zdravotnictví č. 106/2001Sb. o hygienických požadavcích
        na zotavovací akce pro děti);
       ▪ jeden měsíc před zahájením akce, s výjimkou akce v zahraničí, ohlásit orgánu ochrany veřejného zdraví (krajské hygienické stanici, příslušnému podle místa pořádání akce,
        popřípadě podle místa jejího počátku, jde-li o putovní akci:
              ▪ termín a místo jejího konání;
              ▪ počet dětí zúčastněných na zotavovací akci;
              ▪ způsob jejího zabezpečení pitnou vodou;
              ▪ zajistit, aby osoby působící při akci jako dozor nebo zdravotník byly k tomu zdravotně způsobilé
                (potvrzení o tom vydává praktický lékař).

Při jiné než výše definované akci pro děti jsou stanoveny méně přísné podmínky (viz ustanovení §12 citovaného zákona č. 
258/2000 Sb. v platném znění).

  1.  Využití pozemní komunikace pro sportovní akci

Ustanovení §25 zákona č. 13/1997 Sb. o pozemních komunikacích (zde) v platném znění stanoví, že k užívání dálnic, silnic a místních komunikací jiným než obvyklým způsobem nebo k jiným účelům, než pro které jsou určeny, je třeba povolení příslušného silničního správního úřadu vydaného s předchozím souhlasem vlastníka dotčené pozemní komunikace, a může-li zvláštní užívání ovlivnit bezpečnost nebo plynulost silničního provozu, také s předchozím souhlasem Ministerstva vnitra, jde-li o dálnici a rychlostní silnici, v ostatních případech se souhlasem příslušného orgánu Policie ČR.
Silničním správním úřadem jsou:
       ▪ pro dálnice a rychlostní komunikace - Ministerstvo dopravy ČR
       ▪ pro ostatní silnice I. třídy - krajský úřad
       ▪ pro silnice II. a III. třídy - obecní úřad obce s rozšířenou působností
       ▪ pro místní komunikace - pověřený obecní úřad

  1. Zajištění dodržování stanovených zákazů 

V souvislosti s pořádáním sportovní akce se může jednat např. o následující zákazy:

▪ zákon č. 114/1992 Sb. o ochraně přírody a krajiny (zde) v platném znění mimo jiné stanoví zákaz pořádání hromadných sportovních akcí v národních parcích mimo vyhrazená místa se souhlasem orgánu ochrany přírody; dále zakazuje na území chráněné krajinné oblasti pořádání automobilových a motocyklových soutěží a v 1. a 2. zóně CHKO navíc ještě pořádání soutěží na jízdních kolech mimo silnice, místní komunikace a místa vyhrazená se souhlasem orgánu ochrany přírody;

▪ zákon č. 254/2001 Sb. o vodách (zde) v platném znění upravuje mimo jiné užívání povrchových vod k plavbě a v určitých případech stanoví zákaz plavby plavidel se spalovacími motory (ustanovení §7).
 

Proces pořádání sportovní akce
Samotný proces pořádání sportovní akce je možné rozdělit do pěti etap:
1. etapa: Plánování – vše důkladně promyslete
2. etapa: Příprava – zařiďte, co můžete, v rámci organizačního výboru
3. etapa: Koordinace – příprava ve spolupráci s vnějším prostředím (úřady apod.)
4. etapa: Uskutečnění – průběh samotné akce
5. etapa: Hodnocení – zjistěte, co se Vám povedlo/nepovedlo
Nejméně 80% veškeré práce na jakékoliv akci se odehraje ve fázích plánování, přípravy a koordinace. Čas věnovaný hodnocení 
pomůže v tom, aby budoucí akce proběhly hladce a úspěšně.


1. etapa: Plánování
Na začátku je nezbytné zaujmout různé skupiny lidí a motivovat je, aby se zapojily do procesu plánování akce.

Níže uvedený přehled by Vám mohl při vytváření plánu pomoci:
       ▪ Dejte dohromady organizační výbor (skupinu motivovaných lidí, kteří se chtějí na přípravách akce podílet).
       ▪ Stanovte si jasně význam a cíle akce.
       ▪ Shromážděte nápady (např.: metodou brainstormingu).
       ▪ Určete si cílovou skupinu účastníků a/nebo diváků.
       ▪ Uvažte několik termínů pro pořádání akce.
       ▪ Identifikujte zdroje – potřebné, dostupné:
       ▪ lidské zdroje;
       ▪ vybavení;
       ▪ sportoviště.
       ▪ Uvažované lokality si prohlédněte a vyberte nejlepší s ohledem na umístění, dostupnost, vhodnost pro konkrétní účel
        a vybavenost (infrastruktura, zázemí).
       ▪ Vytvořte časový harmonogram a předběžný program.
       ▪ Vyhodnoťte náklady.

Promyslete metody hodnocení:
       ▪ Co má být dosaženo?
       ▪ Komu je hodnocení určeno?
       ▪ Kdo může pomoci?
       ▪ Jak podrobné má hodnocení být?
       ▪ Zvažte možnost získat záštitu (od koho?).
 

2. etapa: Příprava
Přípravná fáze začíná vytvořením konkrétních plánů – pracovního, průběhu akce, využití prostoru v místě pořádání, propagace, personálního zajištění apod.

Jestliže k financování akce nebo zvýšení její úrovně potřebujete získat sponzora, měli byste potenciálním sponzorům nabídnout jasné a stručné vyjádření obsahující:
       ▪ náklady akce;
       ▪ přínosy pro sponzora a/nebo místní komunitu;
       ▪ požadovanou (potřebnou) částku a
       ▪ termín, ve kterém jsou prostředky potřeba.

Při samotné přípravě budete muset věnovat pozornost těmto aspektům:
       ▪ zpracování rozpočtu, ve kterém zohledníte veškeré náklady na pronájmy (sportovišť i podpůrných prostor), potřebné vybavení,
         odměny, ceny,...;
       ▪ dotvoření programu akce, včetně doprovodného programu a prostoru pro prezentaci sponzorů;
       ▪ rezervaci potřebných sportovišť (prostor);
       ▪ tvorbě plánu místa konání poskytujícího přehlednou informaci o umístění všech stanovišť všech potřebných činností (Start/Cíl,
         prezentace, pódium, občerstvení, toalety, ...);
       ▪ zjištění povolení nezbytných pro pořádání akce u příslušných úřadů a náležitosti jejich získání;
       ▪ zajištění lidských zdrojů (dobrovolníků, zaměstnanců, brigádníků);
       ▪ zajištění:
              ▪ vybavení,
              ▪ dopravy;
       ▪ tvorbě pracovního plánu (obsahuje vše, co je k uspořádání akce potřeba vykonat a osoby odpovědné za provedení);
       ▪ tvorbě plánu propagace (vychází z finančních možností, cílů akce a cílových skupin, jeho smyslem je dosažení povědomosti
        o akci u potenciálních účastníků, sponzorů, diváků);
       ▪ tvorbě plánu personálního zajištění (obsahuje počty potřebných dobrovolníků, najímaných sil, způsob jejich
         získání a výcviku);
       ▪ tvorbě plánu přepravy (zajistěte účastníkům, podporovatelům i hostům co nejjednodušší dopravu na místo a parkování);
       ▪ tvorbě plánu kontroly dopravy, bezpečnosti a davu (měl by zajistit odpovídající řízení bezpečnosti všech zúčastněných, 
         kontrolu davu u masovějších akcí a dopravy v případě, že se akce koná na veřejných komunikacích);
       ▪ tvorbě plánu komunikace (měl by zajistit bezproblémové předávání informací (povelů i kontroly) v průběhu příprav i samotné akce,
         při jeho tvorbě by měla být uvážena možnost a forma využití elektronické komunikace, vysílaček,...);
       ▪ tvorbě záložního/pohotovostního plánu (měl by být připraven pro případ špatného počasí nebo jiných okolností, které by mohly
        začátek akce pozdržet nebo akci odložit);
       ▪ tvorbě evakuačního plánu (pro případ mimořádných situací).
 

3. etapa: Koordinace
Pracovním plánem jsou určeny osoby odpovědné za jednotlivé činnosti a jejich pracovní týmy, avšak s rostoucím počtem zúčastněných a zapojením dalších stran (policie, tisk atd.) se stává odpovídající koordinace životně důležitou.
Pracovní plán (časový harmonogram, viz tabulka) je dobrým vodítkem pro včasné zajištění a koordinaci jednotlivých činností:
       ▪ logistika a přeprava;
       ▪ první pomoc a služby zdravotníka;
       ▪ zajištění nezbytných povolení u příslušných úřadů;
       ▪ zajištění informovanosti obyvatel a firem v oblasti pořádání akce, zejména jsou-li s ní spojena dopravní omezení;
       ▪ zajištění dodavatelsky poskytovaných produktů (diplomy, medaile, trička, bannery, plakáty, přenosné toalety,...);
       ▪ zajištění a organizace školení pomocníků a dobrovolníků před akcí;
       ▪ zajištění doprovodného programu;
       ▪ potvrzení rezervace sportovišť, uzavření smluv;
       ▪ zajištění občerstvení;
       ▪ vyřízení potřebné administrativy;
       ▪ zajištění pojištění účastníků;
       ▪ příprava navigačního plánku a všech potřebných označení;
       ▪ příprava získání zpětné vazby od účastníků (dotazník – elektronický nebo papírový);
       ▪ zajištění úklidu a navrácení sportoviště do původního stavu.
       ▪ případně tisková konference, přenos.
Tyto fáze procesu jsou zdlouhavé a je v nich vykonána téměř všechna práce. Věnování se detailům ve fázi přípravy a koordinace rozhoduje o úspěšnosti a neúspěšnosti akce.
 

4. etapa: Uskutečnění
Jestliže jste věnovali dostatek času a úsilí předchozím fázím, celá akce by měla proběhnout poměrně hladce. Samozřejmě se mohou vyskytnout menší komplikace, avšak i na ty můžete být připraveni.
Občas se na tyto aspekty ve víru dění zapomíná
       ▪ Mějte připravený časový harmonogram dne (někdy hrají roli i minuty).
       ▪ Přiřazení odpovídajícího počtu dobře informovaných lidí k zajištění jednotlivých aktivit je rozhodující.
       ▪ Mějte vyřešené otázky související s přepravou účastníků, vyplatí se vše dvakrát ověřit.
       ▪ Vzniku nepříjemných dopravních komplikací se snažte předejít řízením dopravy proškolenými lidmi.
       ▪ Ustanovením hlavního koordinátora pro den akce udržíte komunikaci plynulou a pod kontrolou.
       ▪ Aktualizujte plánek rozmístění aktivit a zázemí akce.
       ▪ Seznam osob odpovědných za jednotlivé činnosti, včetně kontaktu na mobilní telefon, by měl být k dispozici všem organizátorům.
       ▪ Ověřte logistické zajištění akce od startovních čísel, přes občerstvení, ke zdravotnickému zajištění.
 

5.etapa: Po akci
Je důležité zajistit uvedení všech využitých ploch a sportovišť do původního stavu odstraněním všech plakátů, letáků, bannerů a zejména veškerého odpadu a případně zajištěním oprav, bylo-li v průběhu akce cokoliv poškozeno.
Nezapomeňte uhradit všechny faktury spojené s akcí a provést její vyúčtování.
 

Hodnocení
Posuďte a vyhodnoťte průběh akce, získejte zpětnou vazbu, zaměřte se na efektivitu a úspěšnost zajištění jednotlivých činností.
Věnovat čas vyhodnocení akce je důležité, zejména chcete-li se v budoucnosti věnovat pořádání dalších událostí.
Proto si pravdivě odpovězte na následují otázky:
       ▪ Nepovedlo se něco?
       ▪ Co jste udělali dobře?
       ▪ Kde je možné dosáhnout zlepšení?
       ▪ Naplnili jste cíle a účely projektu?
Na závěr opakujeme zásadní témata spojená s pořádáním akce:
       ▪ určení a oslovení klíčových zainteresovaných stran (stakeholders);
       ▪ plánovací procesy;
       ▪ řízení strategií propagace, médií a prodeje alkoholických nápojů;
       ▪ doprovodný zábavní program;
       ▪ zdravotní péče a zvládání davu.

Tato kapitola byla zpracována na základě podkladu od Sport Wanganui, novozélandského charitativního regionálního sdružení 
zaměřeného na podporu sportu.

 

 

 

 

Následující kapitoly: