Plánování

Jistě uznáte, že pro každého člověka je přínosné, pokud ví, kam směřuje jeho úsilí. Aktivní sportovci si také stanovují cíle. Pro vrcholové sportovce je takovým strategickým cílem například účast na olympijských hrách. Stejně tak může být strategickým cílem pro jiného člena sportovního klubu zlepšení jeho zdravotního stavu, snížení tělesné hmotnosti nebo postup do třetího kola okresní soutěže. Dlouhodobé cíle se poté rozpracovávají do ročních tréninkových plánů, jednotlivých období ročního plánu, měsíčního a týdenního rozvržení jednotlivých tréninkových jednotek a jejich uskutečnění. Jedině takový postup vede dlouhodobě k dosahování na počátku vytčených cílů.
Plánování je klíčovou aktivitou určující budoucnost sportovních organizací bez ohledu na jejich konkrétní činnost, úroveň nebo velikost. Nezáleží na tom, zda organizace působí na národní, regionální nebo místní úrovni, vždy potřebuje plán, aby zajistila svou životaschopnost a rozvíjela se.

Díky plánování organizace:
       ▪ Zná předchozí vývoj, svůj současný stav, ví kam se chce ubírat a jaké prostředky k tomu chce a může využít.
       ▪ Určí své hlavní cíle.
       ▪ Podporuje své členy v zapojení se do rozvoje klubu (mohou se ztotožnit s cíli).
       ▪ Přizpůsobuje svou činnost aktuálnímu vývoji okolního prostředí s vlivem na její činnost.
       ▪ Zajišťuje efektivní využívání zdrojů (lidských, materiálních, finančních).
       ▪ Může hodnotit svou činnost.
       ▪ Získává řád svého fungování v jinak hektické oblasti fungování sportovní organizace.

Koho do procesu plánování zapojit?
Čím více lidí bude zapojeno, tím více bude plán odrážet skutečný směr vaší organizace. Členové se tak s plánem více ztotožní a budou mít lepší pocit, zapojí-li se do jeho naplňování.
Při přípravě základů plánu by měla být vedena podnětná kreativní diskuse, ve které by měli být zapojeni:
       ▪ členové předsednictva
       ▪ sportovci
       ▪ trenéři
       ▪ správci sportovišť
       ▪ rozhodčí
       ▪ další dobrovolníci
       ▪ sponzoři
       ▪ rodiče dětí
       ▪ zástupci samosprávy
       ▪ případně další zainteresovaní

Po této první fázi procesu přípravy plánu by měla být jeho základní kostra poskytnuta co nejširšímu okruhu členů, abyste se ujistili, že plán odpovídá jejich potřebám a přáním.
Plán je důležité začít připravovat s dostatečným předstihem, aby mu bylo možné věnovat dostatek času a pozornosti. Náročnost přípravy plánu se samozřejmě odvíjí od velikosti a záběru činnosti klubu. Plán je také potřeba průběžně revidovat a sledovat postup při jeho naplňování, aby bylo případně možné ho dle potřeby upravit. Setkání za účelem vytvoření plánu by mělo být pevně zařazeno do kalendáře klubu.
 

Cesta k plánu
Určení jednotlivce nebo malé skupinky členů odpovědných za plánování, naplňování plánu a pravidelnou kontrolu tohoto procesu je dobrým začátkem.

1) Setkání k plánu
Pozvěte zástupce členů zastávající v klubu nebo jeho přímém okolí různé role (viz výše), aby se podíleli na tvorbě kostry plánu.
Zkušený moderátor sezení k plánu Vám pomůže, aby byly přínosy setkání co největší.

2) Příprava plánu
Určený člen nebo skupina připraví na základě výstupů ze setkání plán. Nezapomeňte, že se nemusí jednat o složitý dokument, naopak nejlepší je, zůstane-li co nejjednodušší!
Plán by měl obsahovat několik základních prvků:
       ▪ Poslání – stručně vyjadřuje význam vašeho klubu. Např.: „propagovat a organizovat sportovní činnost jako zábavnou a zdraví prospěšnou
            činnost pro lidi všeho věku i úrovně výkonnosti na území obce Lhota a v jejím nejbližším okolí.“
       ▪ Záměry organizace – vyjadřují čeho by klub dlouhodobě rád dosáhl. Např.: „usilovat o zajištění možnosti zapojit se do sportovní činnosti pro
           všechny obyvatele obce“.
       ▪ Cíle – čeho přesně chce klub docílit do konce plánovaného období. Např.: „zvýšit počet aktivních členů o 50 do konce října.“
       ▪ Činnost (jaká) – co musí být vykonáno, aby klub dosáhl cílů. K dosažení výše uvedeného cíle. Např.: „uspořádat volně přístupné sportovní
           odpoledne, v jehož rámci budou představeny nové aktivity, a informovat o tomto záměru obyvatele obce.“
       ▪ Odpovědnost (čí) – kdo je odpovědný za skutečné provedení činnosti.
       ▪ Harmonogram (kdy) – k jakému datu má být ta která činnost dokončena.
       ▪ Zdroje – kolik jakých zdrojů je k uskutečnění cílů potřeba.

3) Probírejte plán se členy
Ujistěte se, že členové klubu vašemu plánu rozumí. Nezapomínejte, že je to také jejich plán. Plán upravte na základě zpětné vazby od členů.

4) Propagujte svůj plán
Zajistěte plánu publicitu – umístěte ho do svého zpravodaje (newsletteru), zašlete ho sponzorům i dalším podporovatelům (obci). 
Plán je Váš, měli byste na něj být hrdí. Čím více budete plán propagovat, tím více lidí se o něm dozví a pomůže Vám při jeho realizaci.

5) Uskutečněte plán
Vytvářet plán, aby se na něj někde ve skříni prášilo, nemá smysl. Váš plán musí dýchat a žít, aby pomáhal členům při jejich činnosti. Hodnoťte plán a upravujte ho podle potřeby, napoprvé se s plánem nemusíte přesně trefit do potřeb a možností klubu.

6) Radujte se z úspěchu
Když dojde k naplnění cíle, dejte o tom všem vědět, nezáleží na velikosti cíle, je-li naplněn.
 

Strategický plán
Strategický plán určuje směr, kterým se chce sportovní organizace vyvíjet ve střednědobém časovém horizontu (2-4 roky). Plán zohledňuje silné a slabé stránky organizace, ale musí se v něm počítat také s příležitostmi a ohroženími vnějšího prostředí (legislativa, daně, demografický vývoj atd.). Uvádí podrobnosti strategií rozvoje silných stránek a potlačení slabých stránek organizace, a využití příležitostí a řešení možných ohrožení.

Obecně lze říci, že strategický plán obsahuje následující údaje:
       ▪ poslání a vizi organizace
       ▪ popisuje hlavní činnost organizace
       ▪ cíle vztahující se k činnosti organizace na dané období plánu
       ▪ strategie a úkoly vedoucí k naplnění cílů
       ▪ určení potřebných zdrojů (finančních, lidských)
       ▪ ukazatele efektivnosti pomohou určit, jak je úkol/strategie naplňována
       ▪ stanovení priority jednotlivých akcí (co budeme dělat v prvním, ve druhém, ... čtvrtém roce).

Všechny úkoly a cíle, které mají být naplněny v následujících 12 měsících, by měly být dále rozvinuty v Operačním/pracovním plánu. Tento plán pak slouží těm, kteří se podílejí na činnosti klubu, v jejich práci v tomto období.

Příprava strategického plánu
Strategický plán jako takový může mít mnoho podob. Může se jednat o několik málo stránek, stejně jako o vázanou knihu obsahující obrázky, tabulky a grafy. Vždy by měl odpovídat potřebám vaší organizace, které do značné míry závisí na její velikosti a zdrojích.
Pokud nemáte se strategickým plánováním zkušenosti, bude nejlepší začít plánem jednoduchým. Postupem času, jak poroste váš klub, můžete více propracovávat také plány.
Při tvorbě plánu si zkuste odpovědět na následující otázky:

▪ Poskytuje plán jasný základ pro budoucí směřování klubu?
▪ Poskytne plán novým členům předsednictva (dobrovolníkům/zaměstnancům) jasnou informaci o tom, kam směřuje organizace v nejbližších letech?
▪ Projednávali jste plán při jeho tvorbě se všemi zainteresovanými stranami? Např.: Nezapomněli jste jednat s pronajímateli sportovišť (pokud nejste jeho vlastníkem). Jednali jste se zástupci samosprávy. Je váš plán v souladu se záměry příslušného ministerstva a střešní organizace, abyste případně mohli v klubu čerpat podporu?
▪ Nezapomněli jste na členy klubu a podporovatele? Měli možnost se k plánům vyjádřit a ovlivnit je, aby považovali strategický plán za svůj a byli tak ochotní se výrazněji zapojit do jeho naplňování.

 

STRATEGICKÝ PLÁN - vzor

ÚVOD
Úvod poskytuje informace o účelu a cílech strategického plánu a udává časovou platnost plánu (např.: od 2 do 5 let).
Plán poskytuje klubům rámec činnosti a může vykonávat řadu dalších významných funkcí, např.:
       ▪ Naznačuje všem zainteresovaným stranám budoucí plány klubu.▪ Označuje oblasti, kterým bude věnována patřičná pozornost v následujícím
        plánovacím období, aby bylo zajištěno úspěšné pokračování.
       ▪ Slouží jako průvodce pří činnostech manažerského a operačního plánování, jakými jsou stanovování priorit, využití zdrojů, procesy
         sledování výkonnosti.
       ▪ Stanovuje jasné cíle a úkoly


SOUČASNÝ STAV
Tato část strategického plánu klubu ozřejmuje pozadí plánu a základní informace o současném stavu klubu (profil klubu). Může tak usnadnit provedení zjednodušené analýzy (SWOT - slabých a silných stránek, příležitostí a ohrožení) klubu. 

NAŠE BUDOUCNOST
Vize:
Vize popisuje žádoucí budoucnost klubu, které se bude klub snažit dosáhnout v následujících dvou až pěti let.
Mise: 
Mise popisuje důvod vzniku a význam existence klubu. 
Běžně popisuje co, jak a proč klub dělá.
Hodnoty:
Stanovením hodnot vyjadřuje klub své odhodlání zabezpečit stálé a bezpečné společenské a soutěžní příležitosti pro všechny členy. Klade si za cíl poskytnout všem členům možnost zapojit se do pohybových aktivit, soutěží probíhajících v duchu fair play a zajistit jim přístup na sportoviště odpovídající úrovně.
Programy:
Klub by měl mít programově vymezeny oblasti zaměření činnosti. Např.: vzdělávání a trénink, získávání trenérů, mládež a její rozvoj, obchod, řízení zdrojů...
Vnější prostředí:
V této části plánu byste měli zhodnotit trh (oblast působnosti a potenciální členy, zákazníky) klubu, jeho stav a potenciál a na tomto základě určit trendy ve vývoji členské základny klubu.

Strategické záměry: 
Strategický plán obvykle obsahuje až 8 strategických záměrů podporujících vizi klubu a jeho programy.
 

Účast
Nabídnout dobře organizované společenské a sportovní příležitosti všem členům od dětí až po seniory.
Členská základna
Objektivně posuďte možný vývoj členské základny a stanovte si cíl, který by měl být výzvou avšak dosažitelný.
Dobré obchodní řízení
Vést klub kompetentním a odpovědným způsobem, včetně řízení rizik souvisejících s činností klubu.
Udržení finanční životaschopnosti
Spravovat finance odpovědně, hospodárně a kompetentně, a hledat další možnosti navýšení finančních zdrojů (sponzoři, granty atd.) a tím zajistit jeho finanční životaschopnost v delším časovém období. 
Řízení lidských zdrojů
Efektivně získávat, rozvíjet, udržovat a oceňovat členy předsednictva klubu, trenéry, asistenty, cvičitele a další potřebné dobrovolníky.
Správa sportovišť
Efektivně spravovat, udržovat a rozvíjet sportoviště spravované klubem, nebo zajistit pronájem sportovišť odpovídajících potřebám klubu od jiných provozovatelů.
Marketing/Propagace
Cílené vytváření pozitivního vnímání klubových aktivit u místní komunity.
Spolupráce s místní samosprávou
Neustále zlepšovat vztahy se zástupci obce a společným postupem zlepšovat prostřednictvím sportu kvalitu života občanů.
Kvalitní vzdělávání a trénink
Vytvářet a poskytovat nejrůznější služby, kterými budete šířit povědomí o klubu.


Další krok
Dalším krokem je vytvoření krátkodobého (operačního) plánu založeného na plánu strategickém. Operační plán je detailnější plán aktivit, které je třeba vykonat, aby byly naplněny cíle klubu. Obsahuje osoby odpovědné za splnění jednotlivých úkolů, časový plán, náklady na jednotlivé roky pokryté plánem a ukazatele účinnosti.

 

OPERAČNÍ PLÁN KLUBU – příklad/vzor


Operační plán je vytvářen na základech strategického plánu. Operační plán je detailním plánem činností, které je třeba vykonat k naplnění cílů klubu v kratším období (např. 1 rok). Udává, kdo je odpovědný za splnění úkolů, časový rámec, náklady na jednotlivé roky platnosti plánu a ukazatele účinnosti.

 

Strategický záměr Cíl Strategie Ukazatel účinnosti Rozpočet Časový rámec Odpovědnost Stav
Zvýšení počtu členů Zvýšit počet členů do 18 let o 25 do konce září Oslovení žáků místní školy prostřednictvím školní nástěnky a učitele/ky tělocviku

Vytvoření inzerátu na nástěnku

Zvýšení počtu členů do 18 let o 25

150 Kč Srpen a září Trenéři mládežnických týmů  
Záměr č.2              
Záměr č.3              

 

 

 

 

 

 

Následující kapitoly: