Komunikační a informační technologie

Organizační zajištění činnosti klubu mohou značně zjednodušit moderní technologie. Řada z nás si dnes neumí představit život bez počítače a nejinak tomu může být i v případě TJ nebo SK. Hromadná komunikace v rámci klubu, prostřednictvím emailů, webových stránek klubu (případně v jejich rámci zřízeném diskusním fóru), sociálních sítích je levnější a časově méně náročná než tradičnější papírové dopisy nebo telefonování.


Také některé další činnosti, které jsou nezbytné k bezproblémovému zajištění chodu klubu, jako je například účetnictví nebo vedení členské evidence a sledování plateb členských příspěvků, je možné si zpříjemnit využitím počítače. Nejen z důvodu usnadnění těchto činností vznikl Informační systém ČUS.


Subjekty sdružené v ČUS mohou za stanovených podmínek využít nabídky od společnosti Servodata a.s., která umožňuje nákup originálního SW od společnosti Microsoft se zhruba 80% slevou oproti běžným cenám. Více informací naleznete zde.
 

Informační systém ČUS
ČSTV (nyní ČUS) od roku 1999 provozuje „Informační systém“ který je do současné doby neustále rozvíjen a zdokonalován jak ze strany uživatelů, tak i ze strany provozovatele. Systém pokrývá potřebu organizace ve třech klíčových oblastech. Jsou jimi statistika členské základny, účetní údaje subjektů využívajících systém a informace z pasportu sportovních zařízení. Vzhledem k počtu sdružení zavedených do systému (cca 9 500) a počtu v systému evidovaných členů (cca 1,5 mil) představuje tento systém nesporně největší informační databázi v oblasti občanských sdružení v ČR. Její využití je velmi široké, nejen pro vedení ČUS, ale i ve sportovních klubech, orgánech veřejné správy všech úrovní, v pojišťovnictví, prognostice atd.

IS ČUS je hierarchicky strukturován do čtyř úrovní, které kopírují státní správu :
       ▪ tělovýchovná jednota – sportovní klub;
       ▪ okresní sdružení ČUS;
       ▪ krajské organizace ČUS;
       ▪ centrum ČUS.

Dalším prvkem vstupujícím do IS jsou informace poskytované národními sportovními svazy a ohledně údajů majetkových i některá sportovní centra.


Samotný sběr dat je, vzhledem k jejich obrovskému množství, většinou zajišťován dobrovolnými funkcionáři sportovních klubů, kteří poté data poskytují okresním sdružením ČUS v závislosti na svých podmínkách většinou elektronicky. Zde je provedena formalizace dat do předepsaného elektronického formátu (pokud to již nebylo provedeno u zdroje – v SK/TJ) a jsou elektronickou cestou předána ke zpracování rovnou do centrálního modulu zajišťujícího výslednou kontrolu a datové výstupy.


Zpracovaná a zkontrolovaná data za celou republiku a všechny sporty jsou zpětně poskytnuta krajským organizacím ČUS a národním sportovním svazům pro jejich využití. Dále jsou generována specifická data podle přání jednotlivých sportovních svazů, odboru sportu MŠMT a dalších.

Frekvence obnovy dat v IS je následující:
       ▪ Údaje o členské základně - 1x ročně
       ▪ Údaje o hospodaření - 1x ročně
       ▪ Údaje o pasportu - 1x ročně
       ▪ Údaje o sportovních klubech - průběžně

Jak bylo uvedeno výše, těžiště pro získání relevantních dat leží především ve sportovních klubech. Po relativně komplikovaných počátcích v letech 1999 a 2000 se dnes celý IS jeví už jako dostatečně stabilizovaný a zavedený systém, který všem stranám poskytuje „za málo práce hodně muziky“. Zejména, pokud si sportovní klub najde člověka, který ovládá počítač alespoň na elementární úrovni, je pro něj pořizování dat naprosto zanedbatelnou zátěží a naopak různé sestavy a přehledy, které ze systému vygeneruje, mu jistě ulehčí práci.

Pro ilustraci do jaké hloubky je možné IS využít, může posloužit např. zapojení výstupů do šetření pojišťovny o odškodnění sportovních úrazů, jednání s orgány státní správy o rozvoji mládežnického sportu (výstupy jsou členěny podle věkových kategorií), informace pro media (celostátní i lokální), spolupráce s internetovými portály (např. seznam.cz) atd. Sportovní kluby mohou IS použít, kromě vedení členské evidence, také k evidenci placení členských a oddílových příspěvků, pro tisk telefonních seznamů, vedení administrativy jednotlivých oddílů a družstev, a na přání specifických uživatelů je možné generovat u každého jedince i další specifické údaje.

Správnost a ověřitelnost údajů je zajištěna v oblasti členské základny celou řadou speciálních testů, které umožňují relativně snadno vyhledat případné chyby, přestože se jedná o databázi s více než 1 500 000 členy.

Z uživatelského pohledu lze celý IS ČUS rozdělit na tři části:
       ▪ informace o členské základně;
       ▪ účetní a hospodářské údaje;
       ▪ pasport sportovních zařízení (SZ)

Šetření o stavu členské základny se provádí v ČUS v posledních letech 1x za rok, a to vždy k 31.12. příslušného roku. Takto získaná data ve sportovních klubech jsou výše popsaným způsobem zpracována na centrální úrovni a z jejich výsledků je generována celá řada výstupů pro uživatele. Známe díky nim věkovou strukturu členské základny a formu zapojení člena ve sportovním klubu (sportovec registrovaný/neregistrovaný, trenér, rozhodčí, funkcionář,...).


V části účetních a hospodářských údajů jsou získávány údaje z ročních účetních uzávěrek sportovních klubů k 31.12. běžného roku a ty jsou také přenášeny elektronickou cestou do ústředního modulu, kde jsou podrobeny kontrole a závěrečné agregaci. 
Z této operace vzniká databáze poskytující obraz o majetkové a hospodářské situaci, kteréhokoliv subjektu ČUS na území ČR. 
Zároveň umožňuje generování výstupů pro jednotlivé územní celky (okresy, kraje, ČR). V kombinaci s výsledky šetření o stavu členské základny bylo možno stanovit libovolně složité podmínky, které při aplikaci (např. dělení financí) dávají naprosto exaktní a spravedlivý výsledek založený na dohodnutém algoritmu. Je možné poskytnout také pouze vybrané specifické ukazatele za určitou oblast (nájem, energie, údržba) pro libovolný subjekt či lokalitu.


Pasport údajů sportovních zařízení (SZ) poskytuje o každém zařízení (stadion, hřiště, bazén, chata, restaurace, lanovka) cca 80 údajů různého charakteru. Těchto objektů je cca 20 000 a jsou v SZ detailně popsány v následujících oblastech:
       ▪ technické parametry sportoviště;
       ▪ údaje z katastru nemovitostí;
       ▪ popis historie výstavby a investic;
       ▪ daňové a finanční údaje.
Jak je patrné z výčtu získaných informací, je pasport velmi cenným zdrojem informací o majetku subjektů ČUS, jeho struktuře a v neposlední řadě i historii jeho vývoje a technickém stavu. Užití uvedených informací je velmi široké jak pro pracovníky na úseku investic, správy majetku a dalších oblastí, tak i pro různé informační instituce nabízející sportovní vyžití v dané lokalitě. I když získání informací pro pasport SZ bylo pracnou a nepříliš levnou záležitostí, nyní stačí již databáze pouze aktualizovat a pro uvedené oblasti je k dispozici naprosto unikátní soubor informací, který se jinde neobjeví na jednom místě.


Jak je ze všech o IS ČUS uvedených informací zřejmé, může jeho používání v rámci činnosti SK/TJ přinést řadu výhod a zjednodušení. Důležitou úlohu může sehrát záznam klubu v IS také při změně vedení klubu, při kterém je důležité předat si veškeré důležité údaje a dokumenty, což není vždy jednoduché. Celá řada z těchto údajů je uložena právě v IS ČUS a průběžné ukládání záloh systému na více místech (kancelář OS ČUS, předseda a tajemník klubu) může v budoucnu ušetřit řadu problémů.


Jak získat a nainstalovat IS ČUS?
Pro instalaci programu na PC ve vaší jednotě/vašem klubu je možné použít jakýkoliv běžný počítač použitelný v běžné kancelářské praxi. Operační systém PC je možné použít Windows XP, Vista nebo Windows7. Pro správné vytvoření výstupních sestav je na PC nutná přítomnost správně nainstalované aplikace WORD a EXCEL.


Postup instalace je následující:
Nejprve je třeba z webové stránky zahájit stahování instalačních souborů programu IS ČUS (instalaci může spustit rovnou nebo soubor uložit na disk a poté spustit). Poté již probíhá klasický instalační dialog. 
Po „Dokončení“ je program úspěšně nainstalován. K jeho spuštění IS ČUS budete potřebovat evidenční číslo vašeho SK/ vaší TJ (podle starého číslování). Poté je možné do něho zadat základní data charakterizující SK/TJ, adresy, telefonní čísla, maily atd. a hlavně údaje ze statistiky členské základny, účetní údaje a data pasportu sportovních zařízení.
Všechny tyto údaje je také možné importovat do programu elektronicky ze souboru, který obdržíte od svého okresního sdružení ČUS
Pozn.: Po správném nainstalování je k dispozici podrobný aktualizovaný manuál pro uživatele v adresáři c:\sport_tj, ve formě wordovského souboru se jménem N_CSTV.DOC 

 

 

 

 

 

Následující kapitoly: