Dobrovolníci

Jak se starat o dobrovolníky?
Je poněkud zvláštní zabývat se „péčí“ o dobrovolníky v publikaci určené dobrovolníkům, přesto věříme, že sem toto téma patří. Přesvědčte se. Proč se v klubu věnovat managementu dobrovolníků? Všichni asi dobře víte, že dobrovolníci a jejich činnost, jsou opěrnou, dýchací i oběhovou soustavou sportu v České republice. 
 

Počet dobrovolníků ve sportu sice zatím výrazně neklesá, avšak jejich (Váš) průměrný věk postupně narůstá a pro sportovní kluby je v dnešním zaneprázdněném světě stále obtížnější oslovit zástupce mladší generace s žádostí o pomoc se zajištěním činností potřebných ke každodennímu fungování klubu i k zajištění sportovních akcí. Proto by se měl klub (jeho stávající dobrovolníci) zabývat strategiemi a trendy „péče“ o dobrovolníky, které vycházejí ze současného způsobu života, potřeb a přání jednotlivců. Nové postupy a přizpůsobivost nabídky pozic pro dobrovolníky jsou cesty vedoucí k úspěchu.



Trendy moderního dobrovolníka
Motivace lidí k jakýmkoliv činnostem se v průběhu času s vývojem společnosti mění, v dnešním světě rychleji než kdy dříve. Každá
organizace potřebuje rozpoznat trendy a odpovídajícím způsobem na ně reagovat, aby dokázala oslovit a udržet dobrovolníky.

 

 


Trend
Uspěchaný životní styl, měnící se rodinné vztahy, pracovní zvyky, a žebříček hodnot ovlivňují ochotu a možnosti lidí věnovat se dobrovolnictví.

Reakce
Krátkodobější úkoly, které je možné sdílet a vykonávat, když je zrovna čas, přitáhnou. Stanovte také data od kdy do kdy budete dobrovolníka na daný úkol potřebovat.

Trend
Dobrovolník je blázen, který se nechá zneužívat. Důležité jsou v prvé řadě peníze, já a případně má rodina.

Reakce
Hledejte kreativní způsoby získávání dobrovolníků. Prodávejte hodnoty a přínosy dobrolnictví pro společnost, nejbližší okolí dobrovolníka i jeho samotného jako lákavý produkt.

Trend
Přichází doba odchodu silných ročníků do důchodu. Řada lidí bude hledat způsob, jak se udržet mezi lidmi a vyplnit volný čas. 

Reakce
Najděte ve svém okolí schopné lidi chystající se do důchodu a oslovte je se zajímavou nabídkou, která by odpovídala jejich přáním a potřebám.

Trend
Mezi dobrovolníky ve sportu je poměrně málo mladých lidí. Příčiny mohou být v zásadě dvě. Mladí nevědí, co jim dobrovolnictví může přinést, nebo je sportovní kluby považují za příliš mladé na to, aby byli přínosem. 


Reakce
Zamyslete se nad schopnostmi a dovednostmi mladých lidí využitelných vaší organizací. Většina z nich si velice dobře rozumí s moderními technologiemi a například vytvoření a správu internetových stránek by zvládla. Co jim můžete nabídnout?


 

   Role koordinátora                                                           Vlastnosti a dovednosti koordinátora


  • Zpracovat přehled činností zajišťovaných a plánovaných pro
    dobrovolníky a počtu dobrovolníků potřebných k jejich zajištění

• Pozitivní a entuziastický přístup

  • Zpracovat popis jednotlivých činností (pozic)

• Skvělé komunikační dovednosti

  • Naplánovat jakých způsobem a odkud získat dobrovolníky

• Schopnost plánovat a stanovovat cíle

  • Vytvářet pro dobrovolníky prostředí, ve kterém se cítí vítanými
   a podporovanými

• Schopnost dobře si řídit čas

  • Organizovat "výběrové řízení" a hodnocení uchazečů

• Schopnost vycházet s komplikovanými lidmi a zvládat konflikty

  • Připravit pro dobrovolníky potřebné podklady a materiály

• Schopnost delegovat

  • Vytvořit pravidla a procesy pro dobrovolníky v klubu 

• Schopnost organizovat lidské zdroje

  • Zajistit školící a vzdělávací příležitosti

• Porozumění dobrovolnictví a motivaci lidí

  • Vést databáze a záznamy dobrovolníků

• Dobré vyjednávací schopnosti

  • Vymýšlet způsoby ocenění a ohodnocení dobrovolníků

 

  • Starat se o udržení a případnou náhradu dobrovolníků

 

  • Zajistit motivaci dobrovolníka a poskytnout pomoc
     při jejím vyjasnění

 

  • Být personalistou dobrovolníků

 

 


Model managementu dobrovolníků
Management dobrovolníků zahrnuje získání dobrovolníků pro organizaci, péči o ně v době, kdy plní své úkoly pro organizaci a vytváření plánu na dobu, kdy organizaci opustí.

Získávání
V této fázi je vaším cílem přilákat nové dobrovolníky do organizace. 
Proto je důležité, představovat váš klub jako vzrušující a pozitivní 
organizaci, jejíž součástí stojí za to se stát.
Tipy na místa a způsoby získávání dobrovolníků:
       ▪ Vytvořte informační balíčky pro dobrovolníky obsahující popisy jednotlivých pozic.
       ▪ Hledejte v seznamu bývalých a současných členů potenciální kandidáty.
       ▪ Požádejte členy klubu při registraci o uvedení jejich povolání, abyste objevili žádané a potřebné dovednosti.
       ▪ Novým členům poskytněte informace o možnostech dobrovolného zapojení do fungování klubu.
       ▪ Využijte místní tisk k zveřejnění inzerátu, článku apod.
       ▪ Při vytváření plakátů a letáků na klubové akce nezapomínejte upozornit, že hledáte dobrovolníky (je-li tomu tak),
         a poděkovat těm stávajícím.
       ▪ Zkuste navázat spolupráci s firmami (mohou mít přechodně volné kapacity, nebo zaměstnance, kteří mají před odchodem 
        do důchodu a nechtějí zůstat doma).
       ▪ Propagujte dobrovolnické příležitosti nabízené vaší organizací na středních, vyšších a vysokých školách.
       ▪ Nabídněte mladším členům klubu příležitost stát se učedníkem na pozici. Zkušeného dobrovolníka použijte jako mentora.
       ▪ Propagujte svůj klub a nabízené dobrovolnické pozice v místních domovech důchodců.
       ▪ Dělejte svým dobrovolníkům reklamu na internetových stránkách klubu.
       ▪ Nabídněte dobrovolníkům možnost „sdílet pozici“ s přáteli nebo partnerem.
       ▪ Snažte se o osobní přístup, ptejte se.
 

Výběr
Většina sportovních klubů zřídka zažije situaci, kdy bude mít více dobrovolníků než pozic. Proto nebudou mít vysoké požadavky
na výběr vhodné osoby na dobrovolnickou pozici. Přesto je důležité mít připravené procesy výběru a hodnocení vhodnosti, které 
zajistí, že na danou pozici vyberete vhodného kandidáta.
Způsobů, jak postupovat při výběru a hodnocení vhodnosti potenciálních dobrovolníků, je více. Můžete využít kombinaci některých 
z následujících:
       ▪ popis pozice
       ▪ přihláška
       ▪ pohovor
       ▪ zjištění pověsti
       ▪ výpis z rejstříku trestů
       ▪ nejrůznější formy prohlášení a testů
 

Seznámení s klubem
Nejlepším způsobem, jak nechat nového dobrovolníka pocítit, že je součástí klubu, je seznámit ho s novými spolupracovníky a provést ho zázemím klubu. Seznamovací kolečko urychlí proces zapojení se dobrovolníka. Čím lepší práci odvedete při seznamování dobrovolníka s klubem, jeho funkcí a významem, který bude mít pro klub jeho činnost, tím méně úsilí budete muset vynakládat v dalším průběhu spolupráce. 

Některé způsoby seznámení se s klubem, jejichž využití můžete uvážit jsou:
       ▪ informační balíček obsahující informace o klubu a potřebné kontakty;
       ▪ elektronickou prezentaci (video, powerpoint);
       ▪ skupinová nebo individuální prohlídka (seznámení) s klubem;
       ▪ setkání s předchůdcem v pozici a předání činnosti.

Seznámení by mělo v každém případě zahrnovat:
       ▪ veškerá pravidla, řády a směrnice;
       ▪ finanční procesy a řízení;
       ▪ pravidla bezpečnosti práce;
       ▪ popis „pracovní“ pozice dobrovolníka;
       ▪ seznámení s ostatními dobrovolníky a členy předsednictva;
       ▪ seznámení se zázemím (např.: parkoviště, kuchyně, toalety,...);
       ▪ cokoliv dalšího, co může dobrovolníkovi pomoci cítit se ve své roli dobře.
 

Vzdělávání/Rozvoj
Vzdělávání a další rozvoj dobrovolníků jsou nedílnými součástmi dobrého programu péče o dobrovolníky. Dobrovolníci, kteří projdou vzdělávacím procesem, ať už formálním nebo neformálním, jsou sebevědomější, cítí se ve své roli efektivní a přínosní, z čehož těží všechny strany. Vzdělávání je také účinným nástrojem řízení rizik.

Nabízíme Vám několik různých přístupů k vzdělávání / tréninku / školení dobrovolníků:

Před nasazením
Prakticky každá pozice vyžaduje určité znalosti a dovednosti, které jsou nezbytným předpokladem k jejímu vykonávání. Sportovní 
trenér by například neměl vést trénink bez znalostí pravidel první pomoci (kurzu) a základního trenérského kurzu.

Při činnosti
Učení formou vedení nebo dohledu nad dobrovolníkem při vykonávání jeho úkolů je další formou vzdělávání. Může probíhat formou
předání pozice předchozím dobrovolníkem, zaškolením od někoho se zkušenostmi z této pozice, koordinátorem dobrovolníků a 
samozřejmě je také možné zvolit externího školitele, třeba i z jiného klubu.

Vzdělávací kurzy a semináře
V průběhu roku pořádají nejrůznější vzdělávací instituce celou řadu kurzů a seminářů s tematikou vhodnou pro nejrůznější 
v klubech zastávané pozice. Např.: VOŠ ČSTV ve své školícím centru (http://vos.cstv.cz/sc.htm) pořádá semináře pro dobrovolníky
z TJ, SK zaměřené na oblasti ekonomie, právo, legislativa, komunikační schopnosti a účetnictví.

Ocenění
Dobrovolníci neočekávají, že budou zahrnuti díky a že je někdo neustále bude poplácávat po zádech. Přesto opravdu vnímají, je-li
jejich příspěvek oceněn a dostane-li se jim uznání.
Jak s oceněním a uznáním činnosti dobrovolníků začít? Třeba využitím některé s těchto možností:
       ▪ Když dobrovolníka potkáte, usmějte se na něj, pozdravte ho a případně poděkujte.
       ▪ Zašlete novým dobrovolníkům uvítací dopis.
       ▪ Má-li klub zpracovanou organizační strukturu, zahrňte do ni i všechny dobrovolníky.
       ▪ Pošlete dobrovolníkům jménem klubu vánoční, velikonoční, narozeninová přání s poděkováním.
       ▪ Poskytněte svým dobrovolníkům doporučující dopis s popisem jejich činnosti pro klub, požádají-li o to.
       ▪ Obdarujte dobrovolníky klubovým tričkem nebo jiným předmětem.
       ▪ Mějte pro dobrovolníky snížené členské příspěvky.
       ▪ Zmiňujte konkrétní dobrovolníky ve zpravodajích a na webových stránkách.
       ▪ Oceňujte dobrovolníky na členských schůzích nebo v rámci klubem pořádaných kulturních akcí.
       ▪ Když získáte volné vstupenky na sportovní akci, obdarujte své dobrovolníky.
       ▪ Vyjednejte pro své dobrovolníky slevy v místních obchodech se sportovním zbožím, restauracích.
       ▪ Vyhlašujte dobrovolníka měsíce.
       ▪ Pojmenujte po zasloužilém dobrovolníkovi sportovní akci, sportoviště.
       ▪ Odměňte zasloužilé dobrovolníky doživotním členstvím.
       ▪ Je-li to v možnostech klubu, nahrazujte dobrovolníkům jejich výdaje spojené s činností pro klub.
       ▪ Zmiňujte dobrovolníky na schůzích předsednictva.
       ▪ Dejte současným dobrovolníkům nějakou památku na jejich činnost.
       ▪ Rozlučte se s dobrovolníky rozhodnou-li se přestěhovat nebo opustit váš klub.
       ▪ Nabídněte dobrovolníkům k využití sportoviště za zvýhodněných podmínek, nejsou-li obsazena.
       ▪ Poskytujte zvláštní ocenění za 1,3,5,10, 15 a více let činnosti.
       ▪ Využívejte přiměřeným způsobem vyznamenání ČSTV (čestné uznání, čestný odznak a medaili,
         http://www.cstv.cz/informaceprovas/legislativniporadna/smernice/smernice_1-2006.doc).

Udržení / Nahrazení
Udržení stálé skupiny dlouhodobých dobrovolníků je cílem každé sportovní organizace. Stálá základna dobrovolníků:
       ▪ omezí časové a finanční náklady na získávání;
       ▪ sníží vzdělávací náklady;
       ▪ poskytuje významnou návaznost v činnosti klubu.
Přesto, je nevyhnutelnou skutečností, že čas od času bude klub muset jednotlivé dobrovolníky nahrazovat. V průběhu procesu 
nahrazování dobrovolníků je důležité:
       ▪ zlepšit péči o stávající dobrovolníky;
       ▪ zlepšit celý program péče o dobrovolníky;
       ▪ zajistit, aby běžná činnost klubu byla tímto procesem co nejméně ovlivněna;
       ▪ vyvolat u odcházejícího dobrovolníka pocit, že ho rádi přivítáte zpět, dovolí-li mu to okolnosti.
Opouští-li dobrovolník organizaci, je ideální příležitost získat od něj informace o jeho dobrovolné zkušenosti s vaším klubem. Vyhodnocení důvodů odchodu dobrovolníka pro Vás může být neocenitelné pro rozvoj péče o dobrovolníky.
Informace můžete získat pomocí dotazníku, připraveného rozhovoru nebo zcela neformálně.
 

Akční plán péče o dobrovolníky
Rozvíjíte-li strategii péče o dobrovolníky, ku pomoci Vám může být akční plán, který Vám pomůže přijmout a uskutečnit tuto strategii.
Při tvorbě plánu pro vaši organizaci zahrňte do jeho struktury všechny fáze z Modelu managementu dobrovolníků. Pro každou fázi, stanovte její cíl (Co?), časový rámec (Kdy?) a odpovědnost (Kdo?).
Pravidelná kontrola a případné přehodnocení je součástí naplňování jakéhokoliv plánu.

 

  Co? Kdy? Kdo?
Získávání Vytvořit popis pozice pro každou dobrovolnickou roli v organizaci Před začátkem sezóny Koordinátor dobrovolníků ve spolupráci s příslušným členem předsednictva
Výběr Vytvořit pravidla a procesy pro výběr a kontrolu dobrovolníků Před začátkem sezóny Koordinátor dobrovolníků ve spolupráci s předsedou
Seznámení s klubem Příprava orientačního setkání a informačního balíčku pro všechny dobrovolníky Do konce sezóny Koordinátor dobrovolníků
Vzdělávání/Rozvoj Zajistit, aby všichni trenéři absolvovali kurz​ základů tréninku Předtím, než začne trénovat Koordinátor dobrovolníků (pokladník určí rozpočet)
Ocenění Poslat přání k narozeninám všem dobrovolníkům Průběžně Koordinátor dobrovolníků (sekretář vede databázi)
Udržení/Nahrazení Pohovořit s odcházejícím dobrovolníkem Průběžně Předseda nebo koordinátor dobrovolníků

 

 

 

 

Následující kapitoly: